Makalah Korespondensi Bisnis

BAB 1

PENDAHULUAN

 

A.     Latar Belakang

Pada umumnya, kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk laporan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga kepada orang atau lembaga lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Oleh karena itu, korespondensi bisnis merupakan bentuk korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga/organisasi bisnis dengan harapan untuk mencapai tujuan bisnis. Salah satu tujuan bisnis adalah memperoleh keuntungan atau profit.

Untuk memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang berbagai hal yang berkaitan dengan korespondensi bisnis, maka dalam makalah ini di bahas antara lain pengertian surat dan surat bisnis, fungsi surat bisnis, pengelompokan surat, bagian dan bentuk surat, bahasa surat, dan berbagai contoh surat bisnis.

B.      Rumusan Masalah

Dalam penyusunan makalah ini, adapaun yang menjadi rumusan masalah diantaranya:

·         Apa pengertian surat dan surat bisnis

·         Bagaimana fungsi surat bisnis itu sendiri

·         Menjelaskan beberapa pengelompokan dalam surat

·         Bagaimana bagian-bagian surat, bentuk dan format surat

·         Aplikasi contoh surat-surat bisnis

 

C.      Tujuan Makalah

Setelah mempelajari makalah ini, pembaca akan dapat:

·         Menjelaskan pengertian surat dan surat bisnis

·         Menjelaskan beberapa fungus surat bisnis

·         Melakukan pengelompokan surat

·         Menjelaskan bagian-bagian surat

·         Menjelaskan berbagai macam bentuk atau format surat

·         Mengetahui berbagai macam contoh surat-surat bisnis

BAB 2

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

 

A.     Pengertian Surat dan Surat bisnis

Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang baru atau asing. Surat digunakan oleh seseorang baik sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan, maupun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas tetapi juga melalui electronics mail (e-mail).

Bagaimana menulis surat dengan baik?

Dalam menulis urat yang baik, perlu diperhatikan beberapa hal dibawah ini :

·         Bahasa yang digunakan mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Sehingga yang membaca akan surat kita mengerti dengan baik. Bahasa yang tidak mudah dipahami akan menimbulkan pengertian yang berbeda dan tidak sama dengan maksud kita. Sedangkan gaya bahasa yang bertele-tele cenderung menimbulkan kebosanan bagi sang pembaca surat kita dan mungkin saja memilih untuk tidak membca lagi pesan dibawahnya karena kebosanan tersebut.

·         Juga pilih ukuran kertas yang baik, bersih, dan ukurannya sesuai dengan maksud tujuan yang hendak dicapai oleh sang pengirim pesan atau surat.

 

Apa itu Surat?

Menurut pusat pembinaan dan pengembangan Bahasa departemen Pendidikan Nasional, surat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Pengertian surat tersebut bersifat umum dna berlaku untuk berbagai kepentingan atau keperluan tergantung maksud dan tujuan masing-masing pengirim surat, dimana surat itu bisa berupa surat undangan rapat, penawaran barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja, pemutusan hubungan kerja, surat keputusan dan lain-lain.

 

Apa yang dimaksud dengan Surat Bisnis?

Secara umum, definisi dan pengertian surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu baik itu berupa pengiriman surat via pos, faksmilie, telepon ataupun lewat jalur internet.

Contoh-contoh surat bisnis sangat beragam jumlahnya, bisa meliputi surat perintah kerja, surat perkenalan bisnis, surat pemesanan produk, surat pindah alamat kantor, surat penagihan, surat kontrak kerjasama, surat perjanjian ataupun surat pengaduan.

B.      Fungsi Surat Bisnis

Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berkembang begiru cepat dengan adanya telepon genggam (HP), televise, radio, telegram, faksmile, dan computer, surat tampaknya masih merupakan sarana penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi seseorang, kelompok, maupun organisasi pemerintah dan bisnis.

      Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

1.      Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.

2.      Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya: surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat tagihan dll.

3.      Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur.

4.      Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang telah di arsipkan. Pada saat dibutuhkan, surat tersebut dapat dilihat atau di cek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan masa lalu atau sebelumnya.

5.      Bukti sejarah (historis), misalnya pada surat pendirian usaha, surat kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam bisnis.

6.      Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.

7.      Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat juga digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan produk-produk yang dihasilkan perusahaan kepada pihak lain baik perseorangan maupun lembaga/organisasi. Contoh: surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk dll.

Yang tak kalah penting adalah, penyampaian pesan-pesan bisnis dengan surat lebih ekonomis bila dibandingkan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis melalui telepon atau telegraf.

C.      Pengelompokan Surat

a.      Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya

·         Surat Bersampul

Yaitu surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut, sehingga tidak diketahui oleh orang yang tidak menerimanya.

 

·         Kartu Pos

Adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Karena kartu pos berukuran kecil, harus diusahakan agar pesan-pesan yang penting-penting saja yang disampaikan. Kartu pos tidak dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang sifatnya rahasia maupun surat yang berisi pesan-pesan panjang.

 

·         Warkat Pos

Adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membentuk amplop. Ukuran warkat pos adalah 6 x 12 cm

 

·         Telegram dan Teleks

Telegram disebut juga surat kawat. Telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh. Cirri berita telegram adalah singkat. Biaya pengirimannya dihitung menurut banyak sedikitnya kata yang dikirimkan. Teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh.

 

·         Memorandum (Memo) dan Nota

Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyatakan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisai (internal organisasi). Nota adalah suatu pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi penting dalam organisasi.

 

·         Surat Tanda Bukti

Adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. Contoh: kuitansi, faktur dan tanda terima.

 

b.      Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

·         Surat Pribadi

Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Oleh karena bersifat pribadi, maka jenis surat ini tidak memiliki format penulisan yang baku dan cenderung bersifat informal. Contoh: surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan, surat belasungkawa, surat ucapan terima kasih dll.

 

·         Surat Dinas

Surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintahan. Surat dinas bersifat formal dan memiliki format penulisan baku yang dapat digunakan dalam kegiatan korespondensi suatu instansi tertentu. Contoh: surat undangan dinas, surat edaran, surat tugas, surat instruksi, surat perjalanan dinas dll.

 

·         Surat Bisnis

Surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi, perdagangan, dan usaha jasa. Yang termasuk dalam surat bisnis adalah: surat pemesanan, surat penagihan, surat perjanjian jual beli, surat penawaran produk dll.

 

·         Surat Sosial

Surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat umumnya. Yang termasuk dalam lembaga-lembaga sosial antara lain: lembaga yayasan anak yatim-piatu, yayasan peduli AIDS, yayasan panti jompo, lembaga agama dll, contoh surat sosial adalah surat permohonan bantuan dana kepada para donator, surat undangan untuk menghadiri peringatan hari-hari besar keagamaan, dll.

 

c.       Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

·         Surat Biasa

Surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi.

 

·         Surat Edaran

Surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seseorang/ suatu lembaga yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah yang banyak. Contoh: surat edaran tentang hari kerja atau hari libur.

 

 

 

·         Surat Pengumuman

Surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisai ataupun masyarakat luas (bila disebarkan melalui media massa). Contoh: pengumuman perusahaan tentang dibukanya lowongan kerja untuk beberapa posisi penting.

 

d.      Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

·         Surat Biasa

Surat yang isinya bersifat biasa(tidak rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.

 

·         Surat Konfidensial (terbatas)

Surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan tertentu, artinya surat tersebut ditujukan untuk pejabat tertentu, dan bukan untuk disebarluaskan secara meluas dalam organisasi. Contoh: surat hasil rapat pimpinan, surat hasil penilaian kinerja manajer dll.

 

·         Surat Rahasia

Surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/ pejabat tertentu dalam organisasi. Ini berarti bahwa hanya orang/pejabat yang dituju saja yang mempunyai hak untuk membuka dan membacanya.

 

e.      Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

·         Surat Biasa

Surat yang penangananya diperlakukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakukan khusus atas surat tersebut.

 

·         Surat Segera

Surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penangananya tidak secepat surat kilat.

 

·         Surat Kilat

Surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus dari surat-surat yang lainnya.

 

f.        Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dan  yang lain berbeda, jenis suratnya pun sangat bervariasi.

D.     Bagian Surat dan Bentuk Surat

Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun bisnis mencakup beberapa komponen penting, antara lain:

 

1.      Kepala Surat/ Kop Surat

Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi: Logo atau lambang, Nama instansi,alamat nomor telepon, kode pos dan alamat email  dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi. Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

Kop Surat

 

 

2.      Tempat dan Tanggal Surat

Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.

Tanggal Surat

 

3.      Nomor, lampiran, dan hal atau perihal

Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.

 

Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:

·         Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan

·         Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan

·         Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya

·         Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

Nomor, Lampiran dan Hal

 

4.      Nama dan Alamat Surat

Dalam penulisan nama seseorang yang akan diruju, hendaklah diperhatikan betul-betul mengenai kebiasaan memanggil nama yang bersangkutan, termasuk di dalamnya penggunaan kata sapaan seperti Bapak, ibu, dan Saudara maupun gelar akademik atau gelar kehormatan. Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun nonakademis secara benar ejaannya.

 

 

 

5.     

Nama dan alamat surat

Salam Pembuka

Salam pembuka berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma. Contoh :

Dengan hormat, salam hormat,salam sejahtera, dan assalamualaikum wr wb,

 

 

6.      Isi Surat

Isi surat merupakan inti dari apa yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Secara umum, dalam menulis isi surat usahakan untuk tetap menggunakan kata-kata atau istilah-istilah yang mudah dipahami, tidak bertele-tele. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

Dalam paragraf pembuka, pengirim surat berkeinginan untuk mengantarkan isi surat kepada pihak lain baik yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan atau permintaan.

Contoh paragraf pembuka:

·         Kami beri tahukan kepada Saudara bahwa………

·         Surat Saudara telah kami terima. Untuk selanjutnya perlu kami informasikan beberapa hal sebagai berikut.

·         Bersama ini saya kirimkan contoh proposal yang Saudara minta.

·         Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak bahwa ……

Dalam paragraf isi, perlu dikemukakan apa yang sebenarnya ingin disampaikan kepada si penerima surat. Isi surat hendaklah disampaikan secara singkat, lugas, dan jelas.

Paragraf penutup merupakan kesimpulan dan kunci isi surat. Penutup dapat juga mengandung suatu harapan pengirim surat maupaun ucapan terima kasih kepada penerima surat.

Contoh paragraph penutup:

·         Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

·         Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.

·         Semoga apa yang menjadi harapan Saudara dapat menjadi kenyataan.

·         Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.

 

7.      Salam Penutup

Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

 

8.      Nama Jelas Pengirim, Tanda tangan, dan jabatan

Surat dinas maupun surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenan, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama pengirim surat ditulis dibawah salam penutup. Dalam hal ini perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

·         Penulisan nama pengirim tidak perlu menggunakan huruf capital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf capital pada setiap awal kata.

·         Nama tidak perlu di tulis di dalam kurung , tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu di akhiri dengan tanda titik.

·         Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim. Contoh:

 

 

(a). Hormat kami,

 

       Dr. Muhammad Ridho, M.B.A.

       Direktur Utama

(b). Bila tidak ada salam penutup, penulisan pengirim adalah sebagai berikut:

 

       Direktur,

 

       Dr. Muhammad Rifai Hidayat, M.A.

       Manajer Keuangan

 

9.      Tembusan

Kata tembusan yang ditulis huruf awal capital diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Contoh:

 

Tembusan:

1.      Manajer Personalia PT DIPI PERMATA

2.      Ketua Panitia Expo Produk Unggulan 2005

3.      Kepala Bagian Pemasaran PT GEMAH RIPAH

4.      Drs. Djoko Purwanto, M.B.A

5.      Muhammad Rifai Hidayat, S.E.

 

10.  Inisial

Inisial, yang disebut sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep dan yang mengetik surat tersebut. Berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, dapat menghubungi pengetik tersebut. Inisial umumnya ditempatkan pada bagian paling kiri bawah di sebelah kiri. Contoh:

 

            MR/NH (MR= Muhammad Ridho, pembuat konsep; NH= Nur Hidayat, pengetik surat)

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak bagian-bagian surat. Setiap bagian surat mempunyai peranan yang sangat penting artinya sebagai identifikasi atau penunjuk pengelolaan suatu tempat.

 

Menurut pola umum dalam surat-menyurat, ada beberapa macam bentuk surat yaitu:

1.      Bentuk lurus penuh (full block style)

2.      Bentuk lurus (block style)

3.      Bentuk setengah lurus (semi block style)

4.      Bentuk bertekuk (indented style)

5.      Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)

6.      Bentuk surat Amerika (American style)

7.      Bentuk surat Inggris (British style)

 

Untuk lebih jelasnya lihat gambar:

Full Block Style

Block Style

Semi Block Style

Indented style

Hanging Pharagraph Style

British Style

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

E.      Bahasa Surat

Agar pesan yang disampaikan tersebut komunikatif dan mudah dipahami oleh penerima surat, sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku dalam surat-menyurat, seperti bagaimana memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan paragraf, dan penyusunan kalimat.

      Untuk surat-surat resmi maupun surat-surat bisnis, pilihan kata hendaknya memenuhi syarat yang baik atau baku, lazim (umum, biasa) dan cermat. Perlu dihinari penggunaan kata yang belum diakui kebakuannya, misalnya: gimana, ngapain, kenapa, dan bikin. Padanan kata-kata tersebut yang sudah baku adalah bagaimana, mengapa dan membuat.

 

F.       Format Lipatan Surat dan Amplop

Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang terkesan asal-asalan akan memberikan kesan atau citra yang kurang baik bagi pengirimnya.

 

Format Lipatan Surat:

Ada beberpa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis, antara lain:

•      Lipatan baku (standar fold)

 

 

•      Lipatan setengah baku (semi standar fold)

 

 

•      Lipatan akordion (accordian fold)

 

 

•      Lipatan setengan akordion (semi accordian fold)

 

•      Lipatan tungal (single fold)

 

 

•      Lipatan ganda/paralel (parallel double fold)

 

 

•      Lipatan model Perancis (French fold)

 

 

•      Lipatan Model Baron (Barronial Fold)

Aneka Bentuk Amplop

Pada umumnya, pengiriman surat-surat bisnis selalu dilengkapi dengan amplop baik berukuran kecil, sedang, maupun panjang. Amplop berfungsi sebagai salah satu cara menjaga kerahasiaan isi surat. Pengiriman surat-surat, proposal, dan laporan bisnis dalam amplop disamping merupakan bagian dari etika berkorespondensi juga sekaligus berfungsi sebagai media promosi bagi suatu organisasi bisnis/perusahaan. Mengapa demikian? Umum diketahui pula bahwa amplop yang dilengkapi dengan identitas suatu organisasi bisnis, seperti logo, nama dan alamat lengkap perusahaan merupakan sebuah media promosi secara tak langsung bagi suatu perusahaan.

Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaannya.

a.      Berdasarkan wujudnya, amplop terdiri atas:

1)      Amplop biasa

2)      Amplop berjendela

b.      Berdasarkan ukurannya, amplop terdiri atas:

1)      Amplop resmi

2)      Amplop kartu

3)      Amplop bisnis

4)      Amplop pendek

5)      Amplop panjang

6)      Amplop besar

·   Amplop catalog

·   Amplop mata berkait

·   Amplop kancing bertali

c.       Berdasarkan penggunaanny, amplop terdiri atas:

1)      Amplop catalog

2)      Amplop mata berkait

3)      Amplop kancing bertali

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar jenis-jenis amplop

Tampak muka

Tampak belakang

Conth amplop biasa

Tampak muka

Tampak belakang

Amplop berjendela

 

 

 

 

 

     

Tampak muka

Tampak belakang

Coth amplop kartu

Tampak muka

Tampak belakang

Amplop bisnis/niaga

 

 

 

 

 

 

Tampak muka

Tampak belakang

Amplop pendek

Tampak Belakang

Amplop kancing bertali

Tampak Belakang

Amplop mata berkait

Amplop katalog

Tampak Belakang

Tampak muka

Tampak belakang

Amplop bisnis/niaga

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

G.     Contoh-contoh Surat Bisnis

Ada banyak contoh surat-surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam kehidupan bisnis sehari-hari, seperti surat pemesanan, surat konfirmasi, surat pengaduan (claim), surat permintaan informasi, surat ucapan selamat, surat pemberitahuan pindah alamat, surat penagihan, surat peringatan, surat perintah kerja, dan surat perjanjian.

 

1.      Surat Pemesanan

Surat pemesanan (order letters) merupakan salah saru surat bisnis yang lazim di jumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak dalam proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa (service). Surat ini digunakan untuk melakukan pemesanan barang atau jasa kepada pihak lain guna memenuhi berbagai kebutuhan mereka.

 

2.      Surat Konfirmasi

Surat konfirmasi (confirmation letters) adalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu. Misalnya, surat konfirmasi yang berkaitan dengan pemesanan barang, pengiriman barang, penawaran harga khusus, atau mengubah suatu prosedur dan kebijakan.

 

3.      Surat Pengaduan

Surat pengaduan (claim letters) adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain (manajemen perusahaan) dengan cara-cara yang baik (sopan, ramah, dan tidak emosional) karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar segera memperoleh solusi (jawaban) terbaik bagi kedua belah pihak.

 

4.      Surat Permintaan Informasi

Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan maupun lembaga. Sebagai contoh, permintaan informasi tentang aneka produk baru, jasa pendidikan dan pelatihan (diklat) berbagai bidang keahlian, jasa perbaikan dan pemeliharaan aneka jenis mesin dan elektronik dll.

 

5.      Surat Ucapan Selamat

Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok atau lembaga (institusi) yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang, kelompok maupun lembaga dalam melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan. Misalnya, pemberian berbagai ucapan selamat kepada seseorang yang telah berhasil menemukan teknologi baru dalam mendesain mesin dengan bahan bakar hemat energy dan ramah lingkungan.

 

6.      Surat Pemberitahuan

Dalam dunia bisnis, surat pemberitahuan merupakan surat yang berisi suatu pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi. Misalnya, surat yang memberitahukan tentang pindah alamat kantor.

 

7.      Surat Penagihan

Surat penagihan dalam hal ini merupakan surat yang digunakan untuk menagih hutang kepada pihak lain yang telah melampaui waktu pembayaran yang telah ditentukan.

 

8.      Surat Peringatan

Surat peringatan merupakan surat yang ditulis untuk member peringatan atas suatu hal kepada seseorang maupun organisasi. Misalnya, surat peringatan kepada debitur untuk segera melunasi utangnya dll.

 

9.      Surat Perintah Kerja

Surat perintah kerja adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain (seseorang maupun organisasi), yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai prosedur dan persyaratan yang telah disepakati.

 

10.  Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk memberikan pengumuman kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi lain, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu, seperti : pengumuman yang dipasang di papan pengumuman atau di media massa.

 

11.  Surat Undangan RUPS

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis, seperti keputusan yang berkaitan dengan bagaimana pengambilan bisnis ke depan, dan bagaimana menetukan para manajer puncak yang benar-benar professional di bidangnya.

 

 

 

12.  Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua belah pihak, yaitu pihak pertama sebagai orang yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.

 

13.  Surat Perjanjian

Merupakan surat yang berisi suatu perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu dengan pihak yang lain tentang suatu hal. Yang digunakan untuk membuat surat perjanjian adalah surat bersegel ataupun surat yang dilengkapi dengan nilai materai tertentu (misalnya, bermaterai Rp.6000,-). Contoh suratnya seperti surat perjanjian jual beli, surat perjanjian sewa-menyewa dll.

BAB 3

PENUTUP

 

A.     Kesimpulan

Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk surat, memo, agenda, proposal, maupun laporan bisnis. Dijelaskan juga bahwa surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dan surat bisnis adalah tujuan penulisannya. Surat bisnis berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa yang digunakan.

Dalam hal komunikasi bisnis, surat sangat besar perannya untuk menunjang proses keberlangsungan perusahaan baik itu untuk menjalin kerja sama antara satu pihak dengan pihak lainnya.