Ringkasan Materi Audit Atas Transaksi Belanja [Keuangan Negara]

AUDIT ATAS TRANSAKSI BELANJA

Pada umumnya audit terhadap belanja daerah terdiri atas audit terhadap belanja aparat dan belanja pelayanan publik. Belanja aparat dan belanja pelayanan publik terdiri atas belanja administrasi umum. Belanja operasi dan pemeliharaan, serta belanja modal / pembangunan.

1. Belanja Operasi : belanja pegawai,- belanja barang,- bunga,- subsidi,- hibah, dan- bantuan sosial
2. Belanja Modal: belanja tanah;- belanja peralatan dan mesin;- belanja gedung dan bangunan;- belanja jalan, irigasi, dan jaringan; dan- belanja aset tetap lainnya.
3. Belanja Lain-lain
4. Transfer

1. SIFAT SIKLUS BELANJA DAERAH

Siklus belanja daerah mencakup berbagai proses dan keputusan untuk memperoleh barang dan jasa yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah daerah, termasuk dinas dan instansi pemerintah daerah.siklus ini dimulai dengan adanya permintaan pembelian dari berbagai dinas/setingkat dinas melalui pengajuan daftar isian anggaran dari masing – masing dinas. Transaksi belanja yang dilakukan oleh pemerintah daerah bisa dilakukan secara tunai maupun kredit (menimbulkan uang), baik untuk belanja aparat maupun belanja pelayanan publik. Audit siklus belanja ini berkaitan dengan belanja pegawai; belanja operasional seperti pengadaan barang inventaris kantor dan ATK; belanja pemeliharaan dan lain-lain. Dua kelompok transaksi utama dalam siklus ini adalah transaksi pembelian dan pengeluaran kas.

Kedua kelompok ini mempengaruhi rekening-rekening sebagai berikut :

1)    Kas

2)    Persediaan barang habis pakai

3)    Aktiva tetap

4)    Aktiva lain-lain

5)    Utang

Dokumen/catatan dalam siklus belanja adalah

• Kartu Sedian

• Buku Barang

• Buku pengadaan barang

• Berita acara serah terima gudang

• Surat permohonan

• Bukti memorial

• Bukti inventaris

• Laporan Penerimaan Barang

• Surat Keterapan Otorisasi(SKO)

• SPP,SPM,dan SP2D

2. MATERIALITAS

Transaksi-transaksi dalam siklus belanja daerah ini sangat berpengaruh terhadap laporan keuangan pemerintah daerah. Kesalahan dalam membedakan antara pengeluaran / belanja untuk belanja aparat dengan pengeluaran/belanja untuk pelayanan publik akan menyebabkan laporan keuangan yang salah saji.

Berbagai pos rekening seperti belanja administrasi umum, belanja operasi dan pemeliharaan, serta belanja modal/pembangunan dapat bersifat material secara individual. Dengan demikian, auditor berusaha untuk mencapai tingkat resiko yang lebih rendah dengan memastikan bahwa transaksi dalam pos belanja daerah bukan merupakan sumber salah saji material dalam laporan keuangan.

3. RESIKO BAWAAN

Resiko bawaan pada pos belanja daerah pada banyak entitas adalah tinggi. Ada berbagai faktor yang menyebabkan tingginya resiko bawaan siklus belanja, yaitu :

1)    Volume transaksi yang selalu tinggi

2)    Kemungkinan adanya pembelanjaan dan pengeluaran tanpa rotasi

3)    Pembelian aktifa yang tidak perlu

4)    Masalah akuntansi yang berkembang.

Tingginya volume transaksi akan meningkatkan kemungkan terjadinya salah saji. Semakin tinggi volume transaksi, maka semakin tinggi pula kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan transaksi tersebut. Disamping it, terdapat juga kemungkinan bahwa entitas melakukan pembelian aktiva yang tidak perlu. Namun, sering terjadi kasus dimana dimana entitas masih tetap mencatumkan aktiva yang tidak berguna dalam neracanya sebesar nilai dari aktiva tersebut. Masalah akuntansi mengenai penetuan apakah harga perolehan aktiva dikapitalisasi atau dibebankan mengakibatkan tingginya kemungkinan kesalahan dalam pengeluaran kas.

4. STRATEGI AUDIT

Tingginya resiko bawaan dalam siklus belanja daerah menyebabkan banyak entitas memprioritaskan atau memperluas struktur pengendalian internal terhadap siklus belanja guna mencegah dan mendeteksi terjadinya salah saji. Hal ini dapat secara signifikan mengurangi resiko pengendalian dalam pernyataan keberadaan dan keterjadian; kelengkapan serta penilaian dan pengalokasian yang berkaitan dengan transaksi dan rekening siklus belanja daerah. Dengan demikian , strategi audit yang sering dipakai adalah pendekatan tingkat resiko kontrol yang ditetapkan lebih rendah.

Dalam strategi ini auditor lebih banyak mengandalkan pengujian pengendalian. Logika pemikiran yang mendasari penggunaan strategi ini adalah apabila auditor yakin bahwa struktur pengendalian internal klien sangat baik dan dapat mencegah serta mendeteksi terjadinya salah saji, maka auditor perlu menguji kelayakan dari keyakinannya tersebut. Auditor akan menguji afektifitas struktur pengendalian internal. Dengan kata lain auditor akan melaksanakan pengujian pengendalian.

Sebagaimana halnya dengan siklus pengujian pengendalian umumnya tidak mengurangi resiko pengendalian untuk pernyataan hak dan kewajiban.jadi, auditor dapat menggunakan kombinasi antara strategi resiko kontrol yang ditetapkan lebih rendah dengan substantif.  Faktor lain yang perlu dipertimbangkan dalam memilih strategi audit adalah manfaat versus biaya. Pengujian pengendalian sangat dipengaruhi oleh pertimbangan antara manfaat versus biaya. Auditor perlu membandingkan biaya untuk melakukan pengujian pengendalian internal dengan penghematan yang diperoleh sebagai akibat berkurangnya pengujian tersebut.

5. TUJUAN AUDIT

Tujuan audit siklus belanja adalah memperoleh bukti mengenai masing-masing pernyataan signifikan yang berkaitan dengan transaksi dan saldo siklus belanja. Saldo berlanja menekankan pada asersi hutang(kewajiban) dan aktiva,pembelian dan pengeluaran kas. Tujuan audit ditentukan berdasarkan lima kategori pernyataan laporan keuangan berikut:

• Pernyataan Keberadaan dan Keterjadian. Seluruh utang dan aktiva memang benar di neraca.pemebelian dan pengeluran kas benar ada.  
• Pernyataan Kelengkapan. Transaksi dan saldo memang tercatat
• Pernyataan Hak dan Kewajiban
• Pernyataan Penilaian dan Pengalokasian. Jumlah biaya,utang dan aktiva benar.prinsip akuntansi sesuai.
• Pernyataan Pelaporan dan Pengungkapan Diklasifikasikan ,dijelaskan,dan diungkapakan dalam neraca. Pengunkapan dengan metode depresiasi yg sesuai.

6. PEMAHAMAN ATAS STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL BELANJA

1. Lingkungan Pengendalian
2. Sistem akuntansi
3. Prosedur pengendalian, meliputi :
1. Otorisasi yang memadai
2. Adanya pemisahan tugas
3. Dokumen dan catatan
4. Pengendalian atas setiap akses terhadap harta atau aktiva perusahaan
5. Pemeriksaan independen

Pelaksanaan Pemeriksaan Belanja

Langkah2 yang dilakukan :

1.Memahami Pengendalian internal,

2.Mengujinya Pengendalian Internal

3.pertimbangan biaya dan manfaat,

4.uji pengendalian subtantif saldo dan transaksi

5.Prosedur analisis dan pengujian saldo rinci

Belanja Daerah adalah kewajiban pemda diakui dengan pengurang kekayaan bersih.

Pengakuan : memakai metode kas

jenis belanja :  1.Operasi

                      2.Modal

                      3.Tak terduga

                      4.Transfer

Sistem dan Prosedur Belanja Daerah secara umum adalah sebagai berikut:

PPKD dalam rangka manajemen kas menerbitkan Surat Penyediaan Dana (SPD) yang disiapkan oleh kuasa BUD untuk ditandatangani oleh PPKD, setelah penetapan anggaran kas. SPD tersebut merupakan dasar pengeluaran kas yang membebani APBD (belanja) 

.Berdasarkan SPD atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPD di atas, bendahara pengeluaran mengajukan SPP kepada pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran melalui PPK-SKPD. SPP yang diajukan tersebut dapat berupa SPP Uang Persediaan (SPP-UP); SPP Ganti Uang (SPP-GU); SPP Tambahan Uang (SPP-TU); dan SPP Langsung (SPP-LS). Pengajuan SPP tersebut dilampiri dengan daftar rincian rencana penggunaan dana sampai dengan jenis belanja dan persyaratan dokumen lainnya.

Dalam hal dokumen SPP tersebut lengkap dan sah, pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran atau perjabat yang diberikan kewenangan menerbitkan SPM dalam waktu 2 hari kerja sejak diterima SPP.

Dalam hal dokumen SPP dinyatakan Jtidak lengkap dan/atau tidak sah, pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran menolak menerbitkan SPM dalam waktu 1 hari kerja sejak diterima SPP.

SPM(diajukan pa/kpa) yang telah diterbitkan tersebut diajukan kepada kuasa BUD untuk penerbitan SP2D.

Kuasa BUD atau pejabat yang diberi kuasa meneliti kelengkapan dokumen SPM yang diajukan oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran agar pengeluaran yang diajukan tidak melampaui pagu dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan seperti kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan.

Dalam hal dokumen SPM tersebut dinyatakan lengkap, kuasa BUD menerbitkan SP2D paling lama 2 hari kerja sejak diterimanya SPM. Dalam hal dokumen SPM tersebut dinyatakan tidak lengkap dan/atau tidak sah dan/atau pengeluaran tersebut melampaui pagu anggaran, kuasa BUD menolak menerbitkan SP2D melalui surat penolakan paling lama 1 hari kerja sejak diterimanya SPM.

Kuasa BUD menyerahkan SP2D yang diterbitkan untuk keperluan uang persediaan/ganti uang  persediaan/ tambahan uang persediaan kepada pengguna anggaran/kuasa penggguna anggaran serta menyerahkan SP2D yang diterbitkan untuk keperluan pembayaran langsung kepada pihak ketiga.

AKUNTANSI BELANJA – DANA-DANA PEMERINTAH

Anggaran operasional tahunan dipersiapkan oleh pihak eksekutif berisi rencana aktivitas dan belanja yang kepala negara (presiden-chief executif) ingin jalankan selama satu tahun fiskal. Pihak legislatif mereviu rencana, kemudian menyediakan apropriasi, legislatif masuk ke dalam kontrak dengan pihak eksekutif supaya meletakkan rencana tersebut kedalam dampak – atau sama banyaknya rencana mereka mengesahkan. Pihak eksekutif kemudian dibebani tanggung jawab dalam menjalankan kontrak tersebut dengan cara yang legal dan efisien.

Fokus pengukuran utama dalam akuntansi dana terdapat pada sumber keuangan lancar dan perubahan dalam sumber keuangan lancarnya. Kemudian, aktivitas yang dibiayai melalui dana pemerintahan lazimnya direncanakan, diotorisasi, dikontrol, dan dievaluasi sesuai ketentuan belanja – pengukuran arus kas keluar utama dalam akuntansi dana pemerintahan. Belanja, sebuah konsep pengukuran yang berbeda daripada biaya, adalah suatu ukuran atas kewajiban dana yang terjadi (atau sumber-keuangan-dana-dapat-dibelanjakan yang digunakan) selama suatu periode operasi, belanja modal, dan pelunasan hutang. Beban merupakan sebuah ukuran dari biaya yang telah daluwarsa atau dikonsumsi selama suatu periode.

Makalah ini fokus pada akuntansi belanja dalam dana pemerintahan, khususnya dalam :

1. Definisi belanja dalam lingkungan akuntansi dana pemerintahan dan kriteria pengakuan belanja yang digunakan.
2. Pengendalian dan prosedur akuntansi belanja.
3. Klasifikasi akun belanja, dan
4. Beberapa topik akuntansi belanja yang penting – termasuk klaim dan keputusan pengadilan, kompensasi absensi, kontribusi pensiun yang didanai dan tidak, revisi apropriasi dan perubahan dalam prinsip akuntansi belanja.

Lampiran dalam makalah ini membahas dan mengilustrasikan klasifikasi ganda akun belanja.

Pembahasan dan ilustrasi dalam makalah ini, mengasumsikan tidak ada perbedaan yang signifikan antara basis anggaran dana pemerintah pusat dan daerah dengan basis GAAP akuntansi pemerintah. Juga, kecuali dicatat lain, akun-akun dikelola sesuai GAAP selama tahun tersebut.

DEFINISI DAN PENGAKUAN BELANJA

Sebagaimana disebutkan sebelumnya, belanja didefinisikan dalam akuntansi dana pemerintahan sebagai semua penurunan dalam aset bersih dana – untuk operasi lancar, belanja modal, atau pelunasan hutang – kecuali yang timbul dari tranfer ke dana-dana lainnya. Hanya pertukaran – seperti hasil transaksi pembiayaan antardana dalam pengakuan belanja dana yang bukan merupakan belanja pemerintah secara keseluruhan.

GASB Codification, menyatakan bahwa :

Fokus pengukuran atas akuntansi dana pemerintahan berdasarkan pada belanja – penurunan dalam sumber keuangan bersih- daripada beban.

Codification tersebut mengobservasi bahwa sebagian besar belanja dan transfer keluar merupakan secara objektif dapat diukur dan seharusnya dicatat ketika kewajiban dana terkait terjadi. 

Tegasnya, ini memberikan agar:

Belanja seharusnya diakui dalam periode akuntansi ketika kewajiban dana terjadi, jika dapat diukur, kecuali untuk bunga (dan pokoknya) yang belum jatuh tempo pada kewajiban jangka panjang, yang seharusnya diakui ketika jatuh tempo.

Codification tersebut juga menetapkan bahwa belanja pokok dan bunga pada kewajiban jangka panjang biasanya tidak diakrualkan pada akhir tahun :

Pengecualian utama pada aturan umum belanja akrual berhubungan dengan pokok dan bunga yang belum jatuh tempo pada kewajiban hutang jangka panjang.

Sumber keuangan biasanya diapropiasikan dalam dana lain untuk transfer ke dana pelunasan hutang pada periode ketika pokok dan bunga hutang yang jatuh tempo harus dibayar. Besarannya itu bukan kewajiban lancar dari dana pelunasan hutang ketika pelunasannya tidak membutuhkan belanja dari aset dana yang tersedia.

Kemudian, belanja pelunasan pokok GLTL dan belanja bunga terkait biasanya dicatat ketika pokok dan bunga tersebut jatuh tempo dan harus dibayar daripada diakrualkan pada akhir tahun. Tetapi, Codification menyusun 4 keadaan dimana pemerintah pusat dan daerah (SGLs) diijinkan untuk mengakrualkan belanja pelunasan hutang GLTL. 

Codification menyatakan bahwa :

Di lain pihak, jika sumber dana pelunasan hutang (yang didedikasikan) telah disediakan selama tahun berjalan untuk pembayaran pokok dan bunga jatuh tempo sebelumnya (tidak lebih dari 1 bulan) di tahun berikutnya, belanja dan kewajiban terkait boleh diakui dalam dana pelunasan hutang (dan jumlah pokok hutang dikeluarkan dari akun kewajiban jangka panjang).

Selanjutnya, Codification tersebut menyediakan 2 alternatif pengakuan belanja lainnya :

• Item-item persediaan (contohnya, material dan perlengkapan) boleh dianggap sebagai belanja baik ketika pembelian (metode pembelian) atau ketika digunakan (metode konsumsi), tetapi jumlah signifikan persediaan seharusnya dilaporkan dalam neraca.
• Belanja untuk asuransi dan jasa serupa yang melebihi satu periode akuntansi (pembayaran dimuka) tidak perlu dialokasikan antara periode akuntansi, tetapi boleh dicatat sebagai belanja pada periode perolehan.

Belanja Pengeluaran Modal (Capital Outlay)

Akuntansi untuk belanja pengeluaran modal yang secara tipikal dibiayai dari dana umum dan dana pendapatan khusus – seperti untuk peralatan, mesin, dan kendaraan – telah dibahas dan diilustrasikan pada makalah sebelumnya. Satu tipe tambahan dari transaksi pengeluaran modal yang dapat dicatat dalam dana umum dan dana pendapatan khusus- perolehan aset modal dengan leasing modal (leasing modal) – dibahas dan diilustrasikan pada makalah ini. 

Sebagian besar belanja pengeluaran modal pemerintahan umum utama biasanya dicatat melalui dana proyek modal, meskipun banyak setidaknya sebagian dibiayai oleh transfer antardana dari dana umum atau dana pendapatan khusus. Oleh karena itu, akuntansi untuk belanja modal utama dibahas dan diilustrasikan pada makalah dana proyek modal.

Belanja Pelunasan Hutang

Belanja pelunasan hutang GLTD (general long term debt) utamanya diakui “ketika jatuh tempo” karena sebagian besar pajak pemerintah pusat dan daerah (SLGs) berhubungan dengan pajak properti dan anggaran pada basis “ketika jatuh tempo”. Kemudian, apropiasi untuk belanja pokok dan bunga GLTL setara dengan pembayaran yang dilakukan selama tahun tersebut, tanpa memperhatikan akrual apapun pada akhir tahun. Pengizinan pemerintah dalam menghitung dan melaporkan untuk tujuan GAAP pada basis dimana anggaran dipersiapkan untuk menghindari perbedaan signifikan anggaran GAAP yang akan telah dijelaskan dan direkonsiliasikan dalam hampir setiap laporan keuangan dana pemerintah. Ada juga alasan praktis dan teoritis lain untuk pendekatan “ketika jatuh tempo” ini.

Sebagian besar pelunasan hutang GLTL dipertanggungjawabkan melalui dana pembiayaan hutang, meskipun:

• Pelunasan hutang leasing modal (capital lease) mungkin dipertanggungjawabkan dalam dana umum dan dana pendapatan khusus.
• Sumber daya keuangan mungkin ditransfer dari dana umum dan dana pendapatan khusus untuk membiayai pembayaran pelunasan hutang yang dipertanggungjawabkan dalam dana pelunasan hutang.

Oleh karena itu, akuntansi untuk pelunasan hutang leasing modal (capital lease) dibahas dan diilustrasikan dalam makalah ini, dan baik pengakuan “ketika jatuh tempo” belanja pokok dan bunga GLTL dan alternatif pengakuan “sebelum jatuh tempo” untuk pembayaran yang jatuh tempo permulaan tahun berikutnya dibahas dan diilustrasikan lebih jauh dalam makalah “dana pelunasan hutang”.

Belanja Intern Pemerintah

Pemerintah pusat, pada khususnya, sering membuat belanja intern pemerintah yakni dalam pembagian pendapatan negara, hibah, dan program bantuan keuangan lain bagi desa, kota, distrik, dan pemerintah daerah lainnya. Pajak bahan bakar negara mungkin dapat dibagi dengan kota dan desa, sebagai contoh, dan hibah program dan bantuan lainnya mungkin disediakan untuk sekolah distrik dalam negara. Klasifikasi belanja “intern pemerintah” mengisyaratkan bahwa merupakan belanja tingkat pemerintah pusat ini bukan untuk barang dan jasa pada level tersebut, tetapi merupakan pembayaran untuk pemerintah daerah untuk membiayai belanja tingkat daerah.

Belanja operasi lancar

Seluruh belanja dana pemerintah selain untuk pengeluaran modal, pelunasan hutang, atau tujuan intern pemerintah diarahkan untuk sebagai belanja operasi sekarang atau sederhananya belanja operasional.

Pembayaran gaji dan biaya pegawai terkait merupakan belanja operasi lancar terbesar bagi kebanyakan pemerintah pusat dan daerah. Memang, pembayaran gaji dan biaya terkait sering berkomposisi 65% – 75% dari belanja dana umum dan dana pendapatan khusus dari kota – kota, desa – desa dan pemerintah daerah lainnya dan 75% – 85% dari belanja sistem sekolah umum dari tipe dana ini. Oleh karena itu, prosedur akuntansi untuk belanja jasa pegawai didiskusikan pada makalah ini.

Persediaan dan Pembayaran Dimuka

GASB mengizinkan persediaan dan pembayaran dimuka dibebankan sebagai belanja segera karena – dari perspektif kas atau yang dapat dikonversi ke kas –item demikian bukanlah sumber keuangan yang tersedia untuk belanja keuangan masa depan. Pada intinya, alternatif tersebut mengizinkan pemerintah yang ingin melakukan untuk mengikuti sebuah konsep “aset cepat” dari working capital dalam akuntansi untuk saldo dana dan perubahan dalam posisi keuangan dana. Juga, banyak pemerintah membuat apropiasi sesuai jangka waktu persediaan untuk diperoleh atau asuransi untuk dibeli selama satu tahun fiskal. Pengizinan mereka untuk melaporkan item tersebut dalam basis anggaran di Laporan Penerimaan, Belanja, Dan Perubahan Saldo Dana dana pemerintah menghindari konflik potensial antara prosedur akuntansi anggaran dan prinsip-pronsip akuntansi berterima umum (GAAP) yang akan telah dijelaskan dan direkonsiliasikan dalam catatan laporan keuangan. Prosedur akuntansi persediaan dana pemerintah dan pembayaran dimuka selanjutnya dibahas dan diilustrasikan nanti pada makalah ini.

PENGENDALIAN AKUNTANSI BELANJA

Sistem akuntansi merupakan alat yang kuat untuk mengendalikan legalitas dan efisiensi belanja. Meskipun peran sesungguhnya adalah keuangan, system akuntansi mungkin juga digunakan untuk mencatat dan melaporkan dana kuantitatif dari semua jenis. Tentu saja, data statistik yang harus diestimasi dan diakumulasi untuk merencanakan dan mengendalikan secara virtual semua operasi pemerintah digunakan terbaik bersama dengan data finansial, dan secara berkala kedua jenis data dapat diakumulasikan secara simultan. Sistem akuntansi juga menjalankan peran penting manajerial dalam mengenai masalah dan kontrol berikut ini:

• Penyalahgunaan aset
• Belanja ilegal
• Pengeluaran berlebihan dari apropriasi
• Pengeluaran untuk tujuan ilegal
• Penggunaan metode dan prosedur yang tidak tepat
• Belanja yang tidak bijaksana atau tidak sesuai.
• Alokasi dan allotment dari aproproasi.

Pada umumnya prisip-prisip pengendalian belanja adalah prinsip-prisip dan prosedur-prosedur pengendalian internal dan demikian pembahasan mendalam dalam topik tersebut tidak disajikan di sini.

PROSEDUR AKUNTANSI BELANJA

Belanja diklasifikasikan dan diberi kode selama tahap preaudit dari proses pengendalian belanja. Preaudit terdiri dari transaksi – transaksi yang disetujui sebelum transksi tersebut terjadi, dalam hal pesanan pembelian encumbrances, atau sebelum transksi tersebut dicatat, dalam hal belanja. 

Kepala bagian akuntansi biasanya bertanggung jawab terhadap fungsi ini, meskipun departemen yang besar mungkin memiliki akuntan-akuntan yang menjalankan sebagian atau seluruh fungsi preaudit. Tujuan dari preaudit belanja adalah untuk mengendalikan metode dan prosedur yang dilibatkan dalam proses belanja, sama halnya untuk untuk mencegah belanja ilegal.

Kebanyakan unit pemerintahan menggunakan beberapa bentuk sistem voucher, yang menghendaki bahwa semua pengeluaran diotorisasi oleh sebuah voucher yang disetujui. Voucher tersebut mendasari sebuah skema dari tahap-tahap yang harus dilaksanakan dalam meyakinkan bahwa prosedur yang sesuai telah diikuti dalam proses permintaan, pembelian, penerimaan, dan invoice yang disetujui untuk pembayaran.

Voucher-voucher biasanya menyediakan sebuah ruang dari setiap tahapan dalam proses persetujuan dan preaudit untuk orang yang bertanggung jawab bagi setiap tahapan untuk menandatangani atau memaraf setelah menyelesaikan tahapan tersebut. Bagian-bagian tanda tangan ini juga merupakan bagian penting jejak postaudit transaksi-transaksi yang dievaluasi baik dalam studi pengendalian internal dan selama transaksi-transaksi diuji dalam proses postaudit.

Seluruh belanja dana pemerintah–apakah operasi lancar, pengeluaran modal, pelunasan hutang, atau intern pemerintah–seharusnya dikendaliakan secara tepat melalui proses voucher dan preaudit dan termasuk dalam ruang lingkup postaudit. Karena kebanyakan prosedur akuntansi untuk pengeluaran modal dan belanja pelunasan hutang dibahas dalam makalah dana proyek modal dan dana pelunasan hutang, dalam makalah ini fokus utama pada akuntansi untuk belanja-belanja operasi lancar.

Sisa bagian ini membahas akuntansi untuk jasa pegawai, material dan perlengkapan dan jasa-jasa dan biaya-biaya lainnya. Jasa Pegawai

Tahap dalam akuntansi untuk jasa pegawai adalah (1) memastikan apakah orang itu adalah pegawai jujur, (2) menentukan tingkat gaji, (3) menetapkan jumlah yang didapat oleh pegawai, (4) mencatat pembayaran yang dibuat untuk pegawai, (5) membebankan belanja-belanja yang diakibatkan pada akun yang sesuai.

Belanja jasa pegawai yang dibebankan pada apropriasi departemen secara tepat memasukkan biaya tunjangan pegawai–seperti pajak penghasilan pegawai, biaya asuransi, pensiun dan biaya tunjangan purna tugas lainnya, dan biaya kompensasi absensi seperti liburan dan cuti sakit–sama halnya dengan gaji dan upah pegawai.

Bagaimanapun, banyak pemerintahan memisahkan apropriasi untuk belanja tunjangan dan membebankan belanja pada semacam apropriasi terpisah ketimbang sebagai belanja departemen. Walaupun belanja demikian lebih disukai diapropriasikan dan dicatat sebagai biaya departemen atau kegiatan, penggunaan apropriasi tunjangan dan akun belanja terpisah diterima sebagai alternatif dalam praktiknya.

Pengakuan Belanja Biaya Pensiun

Kebanyakan pemerintah pusat dan daerah berkontribusi untuk rencana pensiun atau purna tugas untuk keuntungan pegawainya. Beberapa berpartisipasi dalam rencana pemerintah atau kelompok lainnya, tetapi lainnya mengelola rencananya sendiri. Transaksi-transaksi antara pemerintah dan rencana pensiun yang dikelola sendiri dianggap pertukaran seperti transaksi pembiayaan antar dana.

 Oleh karena itu, kontribusi pensiun yang ditentukan dengan baik diakui sebagai belanja, bukan transfer, dalam dana pemberi kerja pemerintah. Pemerintah yang lebih kecil tidak memiliki rencana-rencana pensiun atau memiliki rencana informal dimana pegawai tertentu menerima tunjangan pensiun yang dibebankan sebagai belanja pada basis kas bayar-saat-kau-pergi (pay-as-you-go). Tetapi kebanyakan pemerintah memiliki atau berpartisipasi baik dalam rencana pensiun kontribusi yang ditetapkan atau rencana pensiun tunjangan yang ditetapkan.

Rencana-Rencana Kontribusi yang Ditetapkan Kewajiban pemberi kerja pemerintah dibawah rencana kontribusi pensiun dibatasi dalam membuat kontribusi yang diperlukan dalam rencana tersebut. Tunjangan pensiunan ditentukan oleh total kontribusi terhadap rencana kontribusi yang ditetapkan untuk kepentingan pensiunan dan oleh kinerja investasi rencana (kontribusi) sepanjang masa (investasi tersebut). Tunjangan tidak dijamin oleh pemberi kerja pemerintah. Pemerintah dengan rencana kontribusi yang ditetapkan seharusnya membebankan jumlah kontribusi yang dibutuhkan–termasuk acrual lancar pada akhir tahun–untuk belanja dalam tahun yang dihasilkan oleh pegawai pemerintah umum. Kewajiban tidak lancar untuk pembayaran yang lebih rendah (underpayment) dianggap sebagai kewajiban umum jangka panjang. Banyak pemerintah pusat dan daerah mematuhi persyaratan pengakuan belanja ini. Sepintas kontribusi yang sesuai dibayar, pemerintah ini tidak memiliki kewajiban lebih lanjut atas rencana pensiun kontribusi yang ditetapkan.

Rencana-Rencana Tunjangan yang Ditetapkan Kebanyakan rencana pensiun dan purna tugas pemerintah pusat dan daerah adalah rencana-rencana pensiun tunjangan yang ditetapkan. Dibawah rencana tunjangan yang ditetapkan, pemerintah menjamin pensiunan-pegawai tunjangan pensiun yang dapat ditentukan, yang biasanya didasarkan pada formula sebagai berikut :

1. Jumlah tahun kerja x

2. Rata-rata kompensasi selama 3 sampai 5 tahun tertinggi x

3. Persentase, seperti 1,5% – 2% =

4. Tunjangan pensiun dan purna tugas tahunan.

Tunjangan tahunan dibagi dengan 12 untuk menentukan tunjangan bulanan.

Kontribusi rencana pensiun tunjangan yang ditetapkan harus didasarkan pada estimasi sejumlah penilai. Perkiraan tersebut memasukkan jumlah tahun seorang pegawai akan bekerja; tingkat inflasi dan tarif gaji sepanjang tahun; perputaran pegawai; rentang hidup pensiunan dan tingkat kematian; dan rencana pendanaan, pengembalian investasi, dan biaya administrasi. 

Selanjutnya, rencana provisi mungkin berubah dimasa yang akan dating, atau peristiwa-peristiwa lain mungkin terjadi yang mengharuskan revisi besar dari estimasi penilaian kewajiban puncak pemberi kerja pemerintah di bawah rencana pensiuntunjangan yang ditetapkan. Jadi, jumlah yang seharusnya secara tepat diakui sebagai belanja dan kewajiban dana pemerintah (lancar dan tidak lancar) setiap tahunnya dibawah rencana pensiun tunjangan yang ditetapkan sulit untuk diestimasi.

GASB Statement No. 27 “Akuntansi untuk Pensiun oleh Pemberi Kerja Pemerintahan Pusat dan Daerah”, menyediakan petunjuk yang luas−termasuk parameter penilaian spesifik yang harus dipenuhi−untuk menentukan kontribusi tahunan yang dibutuhkan pemberi kerja(Annual Required Contribution /ARC). ARC secara khas dibayar pada tahun berjalan, atau apapun porsi yang belum dibayar dianggap kewajiban lancar pada akhir tahun. Untuk kebanyakan pemerintahan, kemudian, ARC sama dengan belanja pensiun tahunan. Bagaimanapun, GASB Statement No. 27 menetapkan bahwa, konsisten dengan basis akrual yang dimodifikasi, apapun setiap kewajiban yang lebih rendah dibayar tidak lancar seharusnya dicatat sebagai kewajiban jangka panjang. 

Jumlah dari kewajiban yang lebih rendah dibayar tidak lancar ini tidak akan dilaporkan sebagai belanja periode lancar. Akuntansi untuk kontribusi rencana pensiun–termasuk pembagian pengakuan biaya dan kewajiban pensiun antara dana pemerintahan dan akun kewajiban jangka panjang (GLTL)–dibahas dan diilustrasikan kemudian pada makalah ini.

Material dan perlengkapan Prosedur akuntansi untuk material dan perlengkapan, yang penulis bahas nanti, dapat dibagi ke dalam 2 bagian: (1) akuntansi untuk pembelian dan (2) akuntansi untuk penggunaan material dan perlengkapan.

Akuntansi untuk pembelian

Rincian dari beragam prosedur pembelian berdasarkan apakah :

• Material dan perlengkapan dibeli secara langsung oleh departemen individual atau melalui agen pembelian pusat.
• Material dan perlengkapan dibeli untuk gudang penyimpanan atau secara langsung untuk departemen.

Hampir seluruh kota, negara, dan pemerintah pusat, sama halnya dengan pemerintah federal, menggunakan beragam tingkat pusat pembelian. Sepanjang makalah ini, pembelian diasumsikan dilakukan melalui agen pusat. Jika gudang pusat tidak digunakan, seluruh material dan perlengkapan dikirim secara langsung kepada departemen, dan bahkan jika gudang digunakan, banyak pengiriman akan dilakukan secara langsung ke departemen.

Prosedur pembelian dan prosedur akuntansi terkait terdiri dari tahap-tahap berikut:

1. Mempersiapkan permintaan pembelian dan menempatkannya dengan agen pembelian.

2. Mengamankan harga dan penawaran.

3. Menempatkan pesanan.

4. Menerima material dan perlengkapan.

5. Menerima faktur dan menyetujui kewajiban.

6. Membayar kewajiban.

Akuntansi untuk Material dan Perlengkapan yang Digunakan

Sebagaimana pada seluruh aktivitas pemerintahan, hukum mungkin pada beberapa tingkatan menentukan praktik pemakaian pemerintah untuk menyediakan dan menghitung material dan perlengkapan yang digunakan oleh departemen tersebut, tetapi hukum dan kebijakan mungkin mengizinkan ruang gerak yang substansial. Dua asumsi legal yang berkaitan dengan paragraf berikut:

• Akun belanja dibebankan dengan jumlah material dan suplai yang dikonsumsi (metode konsumsi)
• Akun belanja dibebankan dengan jumlah material dan suplai yang dibeli (metode pembelian)