Kelebihan dan Kelemahan Sistem Pencatatan Kas Kecil : Imprest Fund & Fluctuation Fund

TeoriAkuntansi.com- Apa itu kas kecil? Apa ukuran uangnya juga lebih kecil dari uang pada umumnya? Tentunya tidak sobat. Yang dimaksud dengan kas kecil adalah kas yang jumlahnya relatif sedikit dan digunakan untuk kepentingan operasional perusahaan yang memerlukan pengeluaran sedikit. Misalnya untuk membeli perlengkapan kantor, uang ongkos transport, uang untuk sumbangan dll.

Petty Cash (Kas kecil) memiliki beberapa karakteristik yaitu:

• Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan. 
• Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Dengan metode ini, kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadanganya. Dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut.

Kelebihan pada Sistem Dana Tetap:

1. Dapat diketahui jumlah pengeluaran per pos/akun tiap periode, sehingga dapat berfungsi sebagai alat kontrol dalam penggunaan dana. 
2. Pimpinan atau pun pengelola kas kecil akan hati-hati dalam menggunakan kas kecil, mengingat tidak ada penambahan dana di tengah periode. 
3. Memudahkan bendahara untuk menentukan perkiraan jumlah dana per unit usaha tiap periode, karena jumlah dana awal selalu sama. 

Kelemahan pada Sistem Dana Tetap adalah:

1. Saldo kas kecil tidak mudah diketahui, karena saldo baru dapat dilihat pada akhir periode ketika pengisian kembali. 
2. Jika terjadi kekurangan dana sebelum akhir periode, hal itu akan menjadi masalah, karena tidak ada penambahan dana di tengah periode. Karena itu pemegang kas kecil harus hati-hati dalam pemakaian dana. 

Sistem dana Berubah / Tidak Tetap (Fluctuation Fund System)

System ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Nah, pada saat pengisian,  kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnyayaitu bisa kurang ataupun lebih.

Kelebihan pada Sistem Dana Fluktuasi:

1. Pengeluaran kas kecil yang terjadi langsung dibukukan oleh kasir kas kecil, sehingga saldo kas kecil dapat langsung diketahui sewaktu-waktu. 
2. Jika terjadi kekurangan dana di tengah periode, bisa dilakukan penambahan dana kas kecil. 
3. Dapat meringankan beban pekerjaan akuntan karena penjurnalan langsung dilakukan oleh kasir kas kecil saat terjadi transaksi kas kecil.

Baca Juga

Kelemahan pada Sistem Dana Fluktuasi:

Pengelolaan dana kas kecil yang kurang efisien atau terjadi pemborosan karena kurangnya sikap hati-hati kasir kas kecil dalam pengelolaan dananya.

Itulah beberapa kelebihan dan kelemahan dari sistem pencatatan kas kecil, semoga dapat bermanfaat dan menambah ilmu serta wawasan kita semua tentang akuntansi.