Sistem Akuntansi SDM, Teknologi dan Sistem Pencatatan Akuntansi Keuangan Daerah

Sistem Akuntansi Sumber Daya Manusia

Menurut Hervyanto (2008) mengatakan bahwa Akuntansi Sumber Daya Manusia memiliki fungsi menyediakan kerangka kerja dalam menggunakan sumber daya manusia (human resource) secara efektif dan efisien. Selain itu akuntansi sumber daya manusia pun menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi pemakai dalam rangka memperoleh, mengembangkan, menempatkan, mengkonversi, menggunakan, mengevaluasi, dan menghargai sumber daya manusia.

Akuntansi sumber daya manusia menyediakan pengukur cost dan value dari manusia sebagai aktiva organisasi untuk digunakan dalam pengambilan keputusan dan memotivasi pihak yang memiliki otoritas untuk menghargai akibat pengambilan keputusan usaha atas sumber daya manusia.

Sistem Teknologi Informasi

Menurut Azhar Susanto (2008:65) sistem teknologi informasi bermula dari memproses data yang berasal dari kejadian atau peristiwa dan transaksi ekonomi sebagai akibat dari operasi tau aktivitas internal pemerintah daerah setelah itu melakukan editing, verifikasi, dan validasi untuk menjamin bahwa data yang dimasukkan sudah lengkap, akurat dan sah.

Dalam sistem teknologi informasi, pengolahandata secara batch yaitu data terlebih dahulu dikumpulkan sampai pada saat tertentu kemudian diolah menjadi data informasi. Pengolahan data secara on-line yaitu pengolahan data transaksi dilakukan saat transaksi terjadi kemudian dipublikasikan, apabila ada perubahan maka dilakukan updating data informasi.

Teknik dan Sistem Pencatatan Akuntansi Keuangan Daerah

Mardiasmo (2009:150) mengatakan bahwa teknik-teknik akuntansi keuangan daerah terdiri atas:

1. Akuntansi Anggaran

2. Akuntansi Komitmen

3. Akuntansi Dana

4. Akuntansi Kas

5. Akuntansi Akrual

Akuntansi anggaran yaitu teknik menyajikan jumlah yang dianggarkan dengan jumlah aktual secara berpasangan (double entry). Akuntansi anggaran merupakan praktek akuntansi yang banyak digunakan organisasi sektor publik, khususnya mencatat dan menyajikan akun operasi dalam format yang sama dan sejajar dengan anggarannya.

Baca Juga

Tujuan utama sistem ini adalah untuk menekankan anggaran dalam siklus perencanaan, pengendalian dan akuntabilitas. Alasan yang melatarbelakangi teknik akuntansi anggaran adalah bahwa anggaran dan realisasi harus selalu dibandingkan sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi apabila terdapat varians (selisih).

Salah satu kelemahan teknik akuntansi anggaran adalah bahwa teknik ini sangat kompleks. Akan lebih mudah dan lebih komperhensip apabila akun-akun yang ada menunjukkan pendapatan dan biaya aktual dan anggaran menunjukkan pendapatan dan biaya yang di anggarkan.

Menurut Mardiasmo (2009:151) mengatakan bahwa akuntansi komiten adalah sistem akuntansi yang mengakui transaksi dan mencatatnya pada saat order dikeluarkan.

Akuntansi komiten dapat digunakan bersama-sama dengan akuntansi kas atas akuntansi akrual. Akuntansi komiten terkadang hanya menjadi subsistem dari akuntansi utama yang dipakai organisasi. Tujuan utama akuntansi komiten adalah untuk pengendalian anggaran. Agar manajer dapat mengendalikan anggaran, manajer perlu mengetahui seberapa besar anggaran yang telah dilaksanakan atau digunakan jika dihitung berdasarkan order yang dikeluarkan.

Mardiasmo (2009:153) mengatakan terdapat dua jenis dana yang digunakan dalam organisasi sektor publik, yaitu:

1. Dana yang dapat dibelanjakan (expendable fund)

2. Dana yang tidak dapat dibelanjakan (nonexpendable fund)

Dana yang tidak dapat dibelanjakan yakni digunakan untuk mencatat nilai aktiva, utang, perubahan aktiva bersih, dan saldo dana  yang dapat dibelanjakan untuk kegiatan yang tidak bertujuan mencari laba. Jenis akuntansi dana ini digunakan pada organisasi pemerintahan (governmental funds).

Sedangkan dana yang tidak dapat dibelanjakan ini digunakan untuk mencatat pendapatan, biaya, aktiva, utang dan modal untuk kegiatan yang sifatnya mencari laba. Jenis dana ini digunakan pada organisasi bisnis (proprietary funds).

Mardiasmo (2009:154) mengatakan bahwa:

“Penerapan akuntansi kas, pendapatan dicatat pada saat kas diterima dan pengeluaran dicatat ketikas kas dikeluarkan. Kelebihan cash basis adalah mencerminkan pengeluaran yang aktual, riil dan objektif”.

Sebagai contoh, penerimaan kas dari pinjaman akan dicatat sebagai pendapatan (revenue) bukan sebagai utang. Untuk mengkoreksi hal tersebut, kebanyakan sistem akuntansi kas tidak mengakui kas saja, akan tetapi juga aktiva dan utang yang timbul sebelum terjadi transaksi kas.

Namun demikian, koreksi semacam ini tidak dapat mengubah kenyataan bahwa pada setiap waktu, obligasi yang beredar dalam bentuk kontrak atau order pembelian yang dikeluarkan tidak dampak dalam catatan akuntansi. Konsekuensinya adalah saldo yang tercatat akan dicatat lebih (overstead). Hal tersebut dapat menyebabkab pemborosan anggaran (unwise expenditure atau overspending).

Akuntansi akrual dianggap lebih baik dari akuntansi kas. Teknik akuntansi berbasis akrual diyakini dapat menghasilkan laporan keuangan yang lebih dapat dipercaya, lebih akurat, komprehensif dan relevan untuk pengambilan keputusan ekonomi, sosial dan politik.

Pengaplikasian accrual basis dalam sektor publik pada dasarnya adalah untuk menentukan cost of services, yaitu untuk mengetahui besarnya biaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan pelayanan publik serta penentuan harga pelayanan yang dibebankan kepada publik. Hal ini berbeda dengan tujuan pengaplikasian accrual basis dalam sektor swasta yang digunakan untuk mengetahui dan membandingkan besarnya biaya terhadap pendapatan (proper matching cost againts revenue). Perbedaan ini disebabkan karena pada sektor swasta lebih difokuskan pada usaha untuk memaksimumkan laba (profir oriented), sedangkan dalam sektor publik orientasi difokuskan pada optimalisasi pelayanan publik (public service orinted).

Perbedaan antara akuntansi kas dengan akuntansi akrual menurut Mardiasmo (2009:155) dapat dilihat sebagai berikut:

Cash Basis

• Penerimaan Kas – Pengeluaran Kas = Perubahan Kas

Accrual Basis

• Pendapatan (income) – Biaya-biaya = Rugi/Laba (surplus/defisit)

Pendapatan (income)

• Penerimaan kas selama satu periode akuntansi – saldo awal piutang + saldo akhir piutang

Biaya

• Kas yang dibayarkan selama satu periode akuntansi – saldo awal utang + saldo akhir utang

Akuntansi berbasis akrual membedakan antara penerimaan kas dan hak untuk mendapatkan kas, serta pengeluaran kas dan kewajiban untuk membayarkan kas. Oleh karena itu, dengan sistem akrual pendapatan dan biaya diakui pada saat diperoleh (earned) atau terjadi (incurred) tanpa memandang apakah kas sudah diterima atau dikeluarkan.

Sistem pencatatan akuntansi keuangan daerah dibagi menjadi 3 (tiga) jenis, yaitu:

a. Pencatatan Single Entry

Sistem pencatatan single entry disebut juga dengan sistem tata buku tunggal dalam sistem ini pencatatan transaksi ekonomi dilakukan dengan mencatatnya satu kali. Transaksi yang berakibat bertambahnya kas akan dicatat pada sisi penerimaan dan transaksi yang berakibat berkurangnya kas akan dicatat pada sisi pengeluaran.

Sistem pencatatan single entry atau tata buku ini memiliki beberapa kelebihan, yaitu sederhana dan mudah dipahami. Namun sistem ini memiliki kelemahan, antara lain yaitu kurang bagus untuk pelaporan (kurang memudahkan penyusunan pelaporan keuangan), sulit untuk menemukan kesalahan pembukuan yang terjadi, dan sulit di kontrol. Oleh karena itu, dalam akuntansi terdapat sistem pencatatan yang lebih baik dan dapat mengatasi kelemahan di atas. Sistem ini disebut dengan sistem pencatan double entry. Sistem pencatatan double entry inilah yang sering disebut dengan akuntansi.

b. Pencatatan Double Entry

Sistem pencatatan double entry disebut juga sistem tata buku berpasangan dan merupakan cikal bakal ilmu akuntansi yang dicetuskan Luca Pacioli dalam artikelnya yang berjudul “Summa Arithmatica Geometri Proertiontent Proportionalita”. Menurut sistem ini, pada dasarnya suatu transaksi ekonomi akan dicatat sebanyak dua kali sehingga membentuk suatu perkiraan dalam dua sisi berlawanan yaitu sisi debet dan kredit secara berpasangan.

Dalam melakukan pencatatan, setiap pencatatan harus menjaga keseimbangan persamaan dasar akuntansi. Persamaan dasar akuntansi merupakan alat bantu untuk memahami sistem pencatatan ini. Persamaan dasar akuntansi tersebut berbentuk sebagai berikut :

AKTIVA + BELANJA = UTANG + EKUITAS DANA + PENDAPATAN

Suatu transaksi yang berakibat bertambahnya aktiva akan dicatat pada sisi debet sedangkan yang berakibat berkurangnya aktiva akan dicatat pada sisi kredit. Hal yang sama dilakukan untuk belanja.

Hal yang sebaliknya dilakukan untuk utang, ekuitas dana dan pendapatan. Apabila suatu transaksi mengakibatkan bertambahnya utang, maka pencatatan akan dilakukan di sisi kredit, sedangkan jika transaksi mengakibatkan berkurangnya utang, maka pencatatam dilakukan di sisi debet. Hal serupa dilakukan untuk ekuitas dana dan pendapatan. Cara melakukan sistem double entry atau menjurnal ini adalah dengan mencatat sisi debet tepat di sisi kiri dan mencatat sisi kredit agak menjorok ke kanan kira-kira 1-2 cm.

Baca Juga

Dengan digunakannya double entry accounting maka setiap transaksi yang terjadi akan tercatat pada akun yang tepat, karena masing-masing penyeimbang berfungsi sebagai media cross check. Selain ketepatan dalam pencatatan akun, double entry penting juga memiliki kemampuan untuk mencatat transaksi dalam jumlah nominal yang akurat, karena jumlah sisi debet harus sama dengan jumlah sisi kredit.

c. Pencatatan Triple Entry

Sistem pencatatan triple entry adalah pelaksanaan pencatatan dengan menggunakan sistem pencatatan double entry, ditambah dengan pencatatan pada buku anggaran. Oleh karena itu, sementara sistem pencatatan double entry dilaksanakan, sub bagian pembukuan (bagian keuangan) pemerintah daerah juga mencatat transaksi tersebut pada buku anggaran sehingga pencatatan tersebut akan berefek pada sisi anggaran.