Pengukuran Kinerja Organisasi Sektor Publik

Pengukuran Kinerja Organisasi Sektor Publik

A.    Pengukuran Kinerja Organisasi Sektor Publik.

Sistem pengukuran kinerja sektor publik adalah suatu sistem yang bertujuan untuk membantu manajer publik menilai pencapaian suatu strategi melalui alat ukur finansial dan non-finansial.

Sistem pengukuran kinerja dapat dijadikan sebagai alat pengendalian organisasi, karena pengukuran kinerja diperkuat dengan menetapkan reward and punishment system.

 

Maksud dilakukannya pengukuran kinerja sektor publik :

1.       Membantu memperbaiki kinerja pemerintah.

2.       Pengalokasian sumber daya dan pembuatan keputusan.

3.       Mewujudkan pertanggungjawaban publik dan memperbaiki komunikasi kelembagaan.

Kinerja sektor publik bersifat multidimensional, sehingga tidak ada indikator tunggal yang dapat digunakan untuk menunjukkan kinerja secara komprehensif dan sifat output yang dihasilkan lebih banyak bersifat intagible output.

 

Tujuan Sistem Pengukuran Kinerja secara umum adalah :

·         Mengkomunikasikan strategi secara lebih baik (top down dan bottom up);

·         Mengukur kinerja finansial dan non-finansial secara berimbang sehingga dapat ditelusur perkembangan pencapaian strategi;

·         Mengakomodasi pemahaman kepentingan manajer level menengah dan bawah serta memotivasi untuk mencapai goal congruence;

·         Sebagai alat untuk mencapai kepuasan berdasarkan pendekatan individual dan kemampuan kolektif yang rasional.

 

Manfaat Pengukuran Kinerja adalah :

·         Memberikan pemahaman mengenai ukuran yang digunakan untuk menilai kinerja manajemen;

·         Memberikan arah untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan;

·         Sebagai media monitor, evaluasi, dan koreksi atas pencapaian kinerja;

·         Sebagai dasar untuk memberikan penghargaan dan hukuman (reward & punishment) secara obyektif;

·         Sebagai alat komunikasi antara bawahan dan pimpinan;

·         Mengidentifikasi tingkat kepuasan pelanggan;

·         Membantu memahami proses kegiatan instansi pemerintah;

·        Memastikan bahwa pengambilan keputusan dilakukan secara obyektif.

 

B.     Informasi Yang Digunakan Untuk Pengukuran Kinerja

1.      Informasi Finansial.

Penilaian kinerja finansial dilakukan dengan menganalisisvarians antara

kinerja aktual dengan yang dianggarkan.

Analisis Varians secara garis besar :

a.        Varians Pendapatan (revenue variance)

b.        Varians Pengeluaran/Belanja ( expenditure variance )

·         Varians belanja rutin (recurrent expenditure variance)

·         Varians belanja investasi/modal (capital expenditure variance)

Setelah analisis varians dilanjutkan dengan mengidentifikasi sumber penyebab terjadinya varians tersebut (apa, siapa/bagian mana, kenapa, dan bagaimana). Keterbatasan analisis varians diantaranya adalah kesulitan menetapkan batasan besarnya varians.

 

2.      Informasi Non Finansial.

Informasi non-finasial dapat menambah keyakinan terhadap kualitas proses pengendalian manajemen. Teknik pengukuran komprehensif yang banyak dikembangkan oleh berbagai organisasi dewasa ini adalah Balanced Scorecard.

Pengukuran dengan metode Balanced Scorecard melibatkan empat aspek, yaitu :

a.       Perspektif finansial (finansial perspective),

b.      Perspektif kepuasan pelanggan (custumer perspective,

c.       Perspektif efisiensi proses internal (internal process efficiency), dan

d.      Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth perspective).

Jenis informasi nonfinasial dapat dinyatakan dalam bentuk variabel kunci (key variable) atau sering dinamakan sebagai key succes factor, key result factor, atau pulse point. Variabel kunci adalah variabel yang mengindikasikan faktor-faktor yang menjadi sebab kesuksesan organisasi.

Karakteristik variabel kunci antara lain :

·          Menjelaskan faktor pemicu keberhasilan dan kegagalan organisasi;

·          Sangat volatile dan dapat berubah dengan cepat;

·          Perubahannya tidak dapat diprediksi;

·          Jika terjadi perubahan perlu diambil tindakan segera;

·         Variabel tersebut dapat diukur, baik secara langsung maupun melalui ukuran antara (surrogate)

 

C.    Peranan Indikator Kinerja Dalam Pengukuran Kinerja.

Pengukuran kinerja dilakukan dengan mengembangkan variabel kunci yang sudah teridentifikasi menjadi indikator kinerja. Indikator kinerja dapat berbentuk faktor keberhasilan utama organisasi dan indikator kunci. Indikator kinerja penting untuk mengetahui apakah aktivitas atau program telah dilakukan secara efisien dan efektif.

Penentuan indikator kinerja perlu dipertimbangkan komponen berikut :

1.      Biaya pelayanan (cost of service);

Indikator biasanya diukur dalam bentuk biaya unit.

2.      Penggunaan (utilization);

Indikator penggunaan membandingkan antara supply of service (pelayanan yang ditawarkan) dengan public demand (permintaan publik)

3.      Kualitas dan Standar pelayanan (quality and standards);

Indikator kualitas dan standar pelayanan merupakan indikator yang paling sulit diukur.

4.      Cakupan pelayanan (coverage);

Indikator cakupan pelayanan perlu dipertimbangkan apabila terdapat kebijakan atau peraturan perundangan yang mensyaratkan untuk memberikan pelayanan dengan tingkat pelayanan minimal yang telah ditetapkan.

5.      Kepuasan (satisfaction).

Indikator kepuasan biasanya diukur melalui metode jajak pendapat secara langsung.

 

D.    Indikator Kinerja Dan Pengukuran Value For Money.

Value for money merupakan inti pengukuran kinerja pada organisasi pemerintah. Permasalahan yang sering dihadapi adalah sulitnya mengukur output, karena output yang dihasilkan tidak selalu berupa output yang berwujud, akan tetapi lebih banyak berupaintagible output.

Istilah “ukuran kinerja“ (mengacu pada penilaian kinerja secara langsung) pada dasarnya berbeda dengan istilah “indikator Kinerja“ (mengacu pada penilaian kinerja secara tidak langsung).

Mekanisme untuk menentukan indikator kinerja sebagai berikut :

      Sistem perencanaan dan pengendalian

      Spesifikasi teknis dan standardisasi

      Kompetensi teknis dan profesionalisme

      Mekanisme ekonomi dan dan mekanisme pasar

     Mekanisme ekonomi terkait dengan pemberian penghargaan dan hukuman (reward & punishment) yang bersifat finansial, sedangkan mekanisme pasar terkait dengan penggunaan sumber daya yang menjamin terpenuhinya value for money

      Mekanisme sumber daya manusia

Peran indikator kinerja bagi pemerintah antara lain:

·         Untuk membantu memperjelas tujuan organisasi;

·         Untuk mengevaluasi target akhir (final outcome) yang dihasilkan;

·          Sebagai masukan untuk menentukan skema insentif manajerial;

·          Memungkinkan bagi pemakai jasa layanan pemerintah untuk melakukan pilihan;

·          Untuk menunjukkan standar kinerja;

·          Untuk menunjukkan efektivitas;

·          Untuk membantu menentukan aktivitas yang memiliki efektivitas biaya yang paling baik untuk mencapai target sasaran; dan

·          Untuk menunjukkan wilayah, bagian, atau proses yang masih potensial untuk dilakukan penghematan biaya.

Permasalahan teknis yang dihadapi saat pengukuran ekonomi, efisiensi dan efektivitas (value for money) organisasi adalah bagaimana membandingkan input dengan output untuk menghasilkan ukuran efisiensi yang memuaskan jika output yang dihasilkan tidak dapat dinilai dengan harga pasar. Solusi praktis atas masalah tersebut adalah dengan cara membandingkan input finansial (biaya) dengan output nonfinansial, misalnya biaya unit (unit cost statistics).

 

E.     Pengukuran Value For Money.

Kriteria pokok yang mendasari pelaksanaan manajemen publik dewasa ini adalah: ekonomi, efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas publik. Tujuan yang dikehendaki oleh masyarakat mencakup pertanggungjawaban mengenai  pelaksanaanvalue for money, yaitu: ekonomis (hemat cermat) dalam pengadaan dan alokasi sumber daya, efisien (berdaya guna) dalam penggunaan sumber daya dalam arti penggunaannya diminimalkan dan hasilnya dimaksimalkan (maximizing benefits and minimizing costs), serta efektif (berhasil guna) dalam arti mencapai tujuan dan sasaran.

Value for money merupakan konsep pengelolaan organisasi sektor publik yang mendasarkan pada tiga elemen utama, yaitu: ekonomi, efisiensi, dan efektivitas.

Ekonomi : pemerolehan input dengan kualitas dan kuantitas tertentu pada harga yang terendah. Ekonomi merupakan perbandingan input dengan input value yang dinyatakan dalam satuan moneter.

Efisiensi : pencapaian output yang maksimum dengan input tertentu atau penggunaaninput yang rendah untuk mencapai output tertentu. Efisiensi merupakan perbandinganoutput/input yang dikaitkan dengan standard kinerja atau target yang telah ditetapkan.

Efektivitas : tingkat pencapaian hasil program dengan target yang ditetapkan. Secara sederhana efektivitas merupakan perbandingan outcome dengan output.

 

 

F.     Pengembangan Indikator Value For Money.

Indikator value for money dibagi menjadi dua bagian, yaitu:

 (1) indikator alokasi biaya (ekonomi dan efisiensi)

 (2) indikator kualitas pelayanan (efektivitas).

 

PELAPORAN KINERJA ORGANISASI SEKTOR

Pengertian Pelaporan Kinerja

Pelaporan kinerja merupakan refleksi kewajiban untuk mempresentasikan dan melaporkan kinerja semua aktivitas dan sumber daya yang perlu dipertanggungjawabkan. Pelaporan ini merupakan wujud dari proses akuntabilitas. Entitas yang menpunyai kewajiban membuat pelaporan kinerja organisasi sektor publik dapat diidentifikasi sebagai berikut: pemerintah pusat, pemerintah daerah, unit kerja pemerintahan dan unit pelaksana teknis. Pelaporan tersebut diserahkan kepada masyarakat secara umum dan Dewan Perwakilan Rakyat (sebagai pengguna), sehingga masyarakat dan DPR bisa menerima informasi yang lengkap dan tajam tentang kinerja program pemerintah serta unitnya.

Karakteristik Pelaporan Kinerja Organisasi Sektor Publik yang Berkualitas

Fokus pada hal-hal yang penting

Dalam memenuhi akuntibilitas publik, pemerintah melaporkan kinerja secara detail. Berbagai fakta lapangan yang penting harus dipilah sebelum pelaporan disusun. Kriteria informasi pelaporan yang dipercaya dan menyajikan hal-hal yang penting dapat dipilih menjadi tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

·        Mengetahui apa yang dianggap penting oleh pemakai. Pelaporan kinerja yang baik dicerminkan dengan pemahaman pemakainya tentang hal-hal yang penting diketahui, apa yang dapat dilakukan dengan laporan kinerja tersebut dan bagaimana menggunakan laporan tersebut. Jadi, target penyusun laporan kinerja publik adalah laporan yang dapat dipercaya, dapat dipahami, dan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin oleh para pemakainya. Komunikasi dua arah antara penyusun dan pemakai laporan sangatlah penting. Tanggung jawab penyusun laporan bukan hanya apa yang akan disajikan kepada publik, tetapi juga membantu pemakai untuk memahami informasi dan menggunakannya secara efektif. Jadi, laporan yang berkualitas dapat diinterpretasikan sebagai laporan yang komunikatif.

·        Memuat informasi tentang tujuan utama pelaporan kinerja dan komitmen-komitmennya pada pencapaian hasil. Fokus pelaporan kinerja merupakan tanda kualitas laporan yang terkait dengan tujuan pokok dan komitmennya.

·        Memuat informasi yang dinilai penting oleh organisasi sektor publik dari aspek kinerja. Kualitas pelaporan kinerja dapat ditandai dengan kesimpulan kegagalan atau kesuksesan organisasi tersebut dalam melakukan pelayanan publik.

Menghubungkan tujuan dengan hasil

Agar lebih berkualitas, pelaporan kinerja seyogyanya mengandung penjelasan tentang tujuan dan sasaran yang dihubungkan dengan hasil yang telah dicapai.

Menyajikan hasil sesuai dengan konteksnya

Pelaporan kinerja harus menyajikan faktor kontekstual dari institusi atau program yang dilaporkan, termasuk lingkungan dimana organisasi itu beroperasi.

Mengaitkan sumber daya dengan hasil

Pengambilan keputusan program harus memperhatikan hasil yang ingin dicapai dan sumber daya keuangan yang dibutuhkan. Selain itu, strategi yang ditentukan juga harus meliputi apa yang diterapkan untuk mencapai tingkat hasil tertentu. Penjelasan atas strategi pencapaian tujuan akan meliputi bagaimana organisasi sektor publik mencapai sasaran programnya, mengalokasikan sumber daya dan membantu memahami hubungan sebab akibat serta asumsi-asumsi yang duganakan.

Menyajikan informasi yang bersifat komparatif

Selain perbandingan realisasi dan anggaran, ada dua faktor pembanding yang dapat dipertimbangkan yaitu hasil kegiatan sebelumnya dan hasil kegiatan dari organisasi sejenis

Mempertimbangkan sifat keandalan/reabilitas

Faktor yang menentukan reabilitas pelporan kinerja adalah kinerja organisasi pelayanan publik, pilihan metode pengukuran kinerja yang dipakai dan analisis efisiensi biaya.

Fungsi Pelaporan Kinerja

Unit kerja organisasi sektor publik menghadapi beberapa persaingan peningkatan hasil dan penyediaan layanan yang lebih efektif dan efisien.

Pelaporan kinerja sebagai motivator untuk meningkatkan kinerja

Motivasi kemajuan pelayanan publik akan sulit dicapai tanpa kompetisi, karena unit kerja organisasi publik hanya dapat ditingkatkan dengan pemeliharaan keunggulan secara konsisten. Namun dibeberapa unit yang lain peningkatan kinerja juga dapat dicapai melalui swastanisasi.

Pelaporan kinerja juga dapat disediakan untuk memotivasi kinerja seseorang misalnya, pegawai sektor publik seperti banyak orang dapat termotivasi oleh adanya kompetisi. Perbandingan pengukuran kinerja dapat membantu menampilkan seberapa baik kinerja pegawai dibandingkan dengan pegawai lainnya. Selain itu, fakta pembanding juga bisa dijadikan pencetus kompetensi pada pegawai unit kerja organisasi untuk bersaing dengan unit kerja organisasi lainnya.

Pelaporan kinerja sebagai alat akuntabilitas

Pelaporan kinerja yang diterbitkan akan menjadi langkah maju dalam mendemontrasikan proses akuntabilitas. Perbandingan pengukuran kinerja dapat dibangun atas pengukuran kinerja dan dapat menambah dimensi lainnya untuk akuntabilitas perbandingan dengan unit kerja lainnya yang serupa.

Dengan berfokus pada hasil, pelaporan kinerja dapat membantu mengkomunikasikan kepada publik tentang tingkat penyelesaian unit kerja organisasi dan perbandingan kinerja dengan unit kerja organisasi lainnya.

Pelaporan kinerja sebagai alat untuk menentukan latihan terbaik

Fakta menunjukan bahwa perbandingan pengukuran kinerja adalah alat yang baik untuk mengindikasikan program yang berjalan dan program yang tidak berjalan. Perbandingan pengukuran kinerja dapat menyediakan informasi dasar yang siap dianalisis. Ketika uji substansi dilakukan pada kinerja pelayanan unit kerja organisasi serupa, persamaan dan perbedaan antar organisasi yang terlibat dapat diketahui. Dengan menggunakan perbandingan pengukuran kinerja antar unit kerja organisasi yang sama, prektek terbaik dan terefektif dapat teridentifikasi.

Format Pelaporan Kinerja

Format laporan harus dapat mengakomodasi informasi penting. Laporan kinerja yang disajikan seharusnya berisi perbandingan antara program dan kinerja yang dihasilkan.

Format pelaporan kinerja harus memiliki:

1.            Informasi, baik berupa informasi kualitatif, kuantitatif atau kombinasi dari keduannya.

2.            Penjelasan tentang nilai hasil kinerja yang tidak diharapkan.

3.            Penjelasan tentang pengaruh faktor internal dan eksternal terhadap hasil.

4.            Ringkasan hal-hal penting yang dapat membantu pemakai laporan dalam mencari hal yang sesuai dengan kepentingannya.

5.            Laporan harus diidentifikasi sebagai laporan hasil.

6.            Informasi di dalam laporan kinerja harus jelas, langsung dan ringkas.